项目管理模板_2021年会策划，用项目管理思维搞定！（附28个配套模板）

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▲ 文章：小文老师

年会是每个总助年底的“boss关卡”，年会是个大活，也是个细活。是你体现自己的能力的最佳机会，也是最容易搞砸出状况的任务。建立项目组、做策划、找场地，找节目……每次都要在焦头烂额中加班加点一个月。

如何高效搞定年会？今天用项目管理思维帮你梳理年会策划中的关键脉络。

1 /  启动阶段 

 01  确定目标

年会是个大活，也是个细活。是你体现自己的能力的最佳机会，也是最容易搞砸出状况的任务。

年会最重要的人是老板，在万事开头之前，一定要做的第一步是先和老板深度沟通，搞清楚老板希望通过年会实现什么效果，达到什么目的，这才是筹备重点。

 02  确定任务

When：什么时间举办

Where：在哪里举办

Who：都需要谁参加

What：年会做什么

 03   成立项目组

在了解过需求后，根据任务的难易程度，成立一个项目组。

项目组人员一定是有老板和各部门的同事在里面，如此一来，信息可以及时同步给公司上下，跨部门的支持工作开展起来也更顺利(尤其是要各部门出节目这种事儿)。

 04   项目开工会

项目组成立后，一定和你的项目组成员们一起开个会。

第一次开会最重要的是确定自己的主导位置，在团队里定下沟通途径、沟通频率和沟通内容。

然后在固定的时间，大家坐在一起沟通年会的事情，保证每个人对年会的每个环节都清楚。年会是一个环环相扣，通力配合的活动。

大家都是职场人，都有自己的想法，如果不能做到消息通畅，会出现很多多余动作或者错误动作。不管对方是处于好心还是出风头，都是对你计划的干扰。 

2 /  计划阶段 

“胜兵先胜而后求战，败兵先战而后求胜。”计划阶段是整个年会策划的核心。

计划阶段做好细致到每个气球、每句台词，这场年会就成功了80%。后面阶段只要不是个傻的，都可以轻轻松松完成。

 01  WBS

第一个关键步骤：工作分解结构(Work Breakdown Structure) 

运用麦肯锡的MECE原则，把每个环节拆分，分解到最小单位。

然后进行归类。

这样就梳理出来年会包括的各个部分以及各部分包含的细节：文字部分、游戏部分、道具服装、场地预定等等。

 02  OBS

 第二个关键步骤：组织分解结构(Organization Breakdown Structure)

这点很考验你对项目组每个成员的了解程度和管理能力，每个人擅长什么，喜欢什么，谁和谁搭配最有效率，谁和谁绝对不能放在一起干活。

 03  RAM

第三个关键步骤：责任分配矩阵(Responsibility Assignment Matrix)

把WBS里分解的每个单项任务，分配给OBS里的每个人，明确每个人在这个项目里的责任，这就是责任分配。

分配过程中注意RACI原则：

Responsibility，谁对此事负责

Accountable，需要找谁批准

Consult，找谁可以拿到项目所需信息

Inform：需要向谁汇报结果

具体做法：做一个excel表格，纵轴WBS，横轴OBS，内容按照RACI原则，写上每个人在每个单项分解任务中的责任，这个表格就是RAM表。

最终，RAM一定要遵循一个原则：事事有人干，人人有事干。

 0４  甘特图 

这个图是用Microsoft Project做的，平常用Excel做就可以。

把WBS表和时间结合起来，就是甘特图。

具体做法：做一个excel表格，纵轴WBS，横轴时间，标清楚每件任务的开始时间、耗时、结束时间。

这个图是用Microsoft Project做的

 0５  里程碑事件

里程碑事件，指项目的重要阶段或重要工程活动的开始或结束，是项目生命期中关键的事件。

找出整个项目里的里程碑事件，在甘特图上用醒目的颜色标出来重点的里程碑事件。

3 / 执行阶段 

  01   两张表做执行

RAM表和甘特图两张表打印出来，人手一份，人人对着表干活。

因为表里已经写的很清楚了，照着计划好的做就行了。基本不会有什么问题。所以在计划阶段，一定确保所有的任务都囊括在内，没有遗漏。

4 / 监督阶段 

 01   两张表做管理

在计划阶段，耗费大量时间做出来的两张表， 现在就要大显身手了。

每天对应甘特图，确定今天要完成的任务是不是已经完成了，今天需要开始的任务是不是已经开始了，进行到一半的任务今天到什么进度了，对应甘特图，一目了然。

如果发现有进度延后的工作，就可以对应RAM表，找出对应的责任人，直接询问详情了。

特别强调，里程碑事件，绝不能口头确认结果，一定要到实地检查或者看到实物，才能放心。

 02   防突发防意外

虽然事前做了充分的准备，也一定会出现这样那样的突发情况，车停不下了，主持人临时来不了了，演员崴脚了，现场打起来了等等都是有可能的。

 所以除了在年会前做好突发情况预案，还需要现场随机应变。

5 / 收尾阶段 

年会现场的结束并不代表活动的完结。

活动后的细节拿捏更见功夫，但很多人往往忽略这个环节的重要性。在年会结束后，至少要做好这几件事情：

 01  后期宣传

拷贝所有影像资料，并剪辑成视频或者图文推送，这不仅仅可以用于企业内部的宣传，更可以对外进行企业形象展示。

基于这些考虑，需要拍摄什么内容，也需要提前准备好。

 02  活动报告

年会结束后，对年会目的和效果进行复盘，对本次年会的优点和缺点进行总结，让优秀经验和问题充分暴露和探讨。

将筹备中的各类文档进行总结，沉淀为管理资产。

做成SOP(标准作业规范Standard Operation Procedure)，下次再做年会的时候，可以直接拿来用，省力至少80%！

 03  费用报销

整个年会花费了多少钱，要做出详细的支出表，交给老板的同时，也要贴好发票，及时找财务报销。

过程中有意识的记录节省了多少，在后期汇报的时候，作为一项成绩汇报老板。

如果你想进一步学习《如何用项目管理的思路来策划年会》，想从头到尾庖丁解牛般的带着你做一遍年会策划！

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